1.
Проектирование: организационная структура предприятия и штатное расписание
Организационная структура предприятия
Организационная
структура предприятия является результатом распределения обязанностей (зон
компетенции, полномочий и ответственности) за выполнение спроектированных
бизнес-процессов. Система Business Studio позволяет сформировать
иерархическую организационную структуру как в справочнике, так и
непосредственно на организационной диаграмме. В системе есть возможность созать
организационную структуру компании, штатное расписание, назначить
Владельцев и Исполнителей бизнес-процессов и сформировать организационную
диаграмму. Результатом формирования организационной структуры являются
документы:
§
Положения о подразделениях, фиксирующие место подразделения в
организационной структуре, его права и обязанности, взаимодействие с другими
подразделениями и показатели для оценки эффективности его деятельности
§
Должностные инструкции специалистов компании.
Наиболее часто встающий перед бизнес-аналитиком вопрос организации
труда – а сколько специалистов той или иной должности должно быть в
подразделении? Business Studio на основе информации о занятости должности в
бизнес-процессах рассчитывает рекомендуемое количество специалистов. Полученное
значение бизнес-аналитик заносит в свойства должности и окончательно формирует
штатное расписание. Количество специалистов в соответствии со штатным
расписанием можно вывести на диаграмму «организационная структура
подразделения», а также в Положение о подразделении
2.
Формирование и распространение регламентирующей документации
Чтобы
воплотить в жизнь идеи, заложенные в бизнес-архитектуре, необходимо донести их
до сотрудников в понятном для них виде. Это осуществляется посредством создания
пакета регламентирующих документов, содержащих в себе всю важную информацию для
эффективного выполнения сотрудниками своей работы. Business Studio кардинально
снижает трудоемкость этого шага, автоматически формируя все основные
регламентирующие документы организации:
§
стратегическая карта;
§
регламенты бизнес-процессов и процедур;
§
положения о подразделениях;
§
должностные инструкции;
§
документооборот.
Документы
формируются на основе спроектированных элементов бизнес-архитектуры: целей,
бизнес-процессов, организационной структуры и т.д. Любое изменение в
бизнес-архитектуре автоматически отражается в регламентирующих документах,
поэтому комплект документации всегда поддерживается в актуальном состоянии.
Использование
в Business Studio стандартизированных шаблонов позволяет оформить всю
документацию в едином стиле. Также предусмотрена удобная возможность создания
собственных форм документов при помощи Мастера
отчетов. Мастер отчетов позволяет сформировать практически любые
документы, соответствующие привычкам и предпочтениям сотрудников
компании.
При
внесении изменений в бизнес-архитектуру Business Studio предоставляет широкий
спектр возможностей для обновления базы знаний компании, поэтому работать по
новым правилам можно практически сразу после их утверждения.
Для
обеспечения доступа сотрудников к регламентирующей документации система
позволяет сформировать:
§
Business Studio Portal - интернет-портал, позволяющий сотрудникам из любой точки мира
обращаться к базе знаний компании, содержащей всю необходимую для работы
регламентирующую документацию. Portal поддерживает разграничение прав доступа,
полнотекстовый поиск и систему гиперссылок между документами, это делает работу
с ним быстрой и комфортной для сотрудников.
§
HTML-публикацию. Это HTML-версия пакета регламентирующих документов,
предназначенная для размещения на внутреннем портале организации.
HTML-публикация позволяет проводить быстрый поиск и анализ информации благодаря
поддержке гиперссылок между документами.
§
Пакет документов в формате Microsoft Word для печати, передачи и ознакомления под роспись сотрудниками
предприятия. (Посмотреть образцы).
3.
Построение системы менеджмента качества
Business
Studio позволяет разработать, внедрить и подготовить к сертификации систему
управления в соответствии с требованиями стандартов ISO (ISO 9001, ISO 14001 и
других).
Реализация с помощью Business Studio
|
|
Разработка
целей в области качества
|
Формирование
дерева целей и показателей их достижения.Построение стратегической карты.
|
Идентификация
и описание основных и вспомогательных процессов
|
Графическое
описание процессов в нотациях IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура
(Cross Functional Flowchart), BPMN 2.0 и EPC (Event Driven Process
Chain). Описание свойств процессов, включая определение Владельца,
Исполнителей и Участников процесса.
|
Разработка
показателей
процессов
|
Разработка
показателей и закрепление их за соответствующими процессами.
|
Разработка
документации СМК
|
Автоматическое
формирование Матриц ответственности, Руководства по качеству, Регламентов
процессов, Должностных инструкций и Положений о подразделениях.
|
Ознакомление
персонала с документацией
|
Распространение
документов:
· в формате Microsoft Word;
· в печатном виде;
· в виде HTML-публикации;
· в виде Business Studio Portal.
|
Поддержание
документации СМК в актуальном состоянии
|
Отражение
изменений и переформирование документации.
|
Сбор
результатов измерений
|
Регистрация
фактических значений показателей.
Оперативное внесение сообщений о несоответствиях, обнаруженных в результате проведения внутренних аудитов, мониторинга процесса, а также по претензиям потребителей или сотрудников подразделений. Импорт из файлов в формате MS Excel или использование модуля Cockpit. |
Планирование
и проведение внутренних аудитов
|
Планирование
аудитов, регистрация результатов их проведения и формирование отчетов.
|
Анализ
данных
|
Анализ
текущих значений показателей и динамики их изменений.
Построение гистограмм для получения наглядного представления о динамике процесса. Построение контрольных карт, позволяющих отслеживать состояние процесса во времени. Анализ несоответствий, их последствий и причин возникновения по методике FMEA с применением диаграммы Исикавы. |
Разработка
корректирующих и предупреждающих действий и устранение несоответствий
|
Регистрация
разработанных мероприятий и построение планов корректирующих и предупреждающих
действий.
|
Улучшение
|
Осуществление
в цикле сбора информации, ее анализа и выработки решения для оптимизации
процессов и улучшения системы управления компанией в целом и частности
системы менеджмента качества.
|
Подготовка
к сертификации и сертификация
|
Возможность
оперативно предоставить аудитору актуальной информации непосредственно в
Business Studio, HTML-публикации или в Business Studio Portal.
|
4.
Разработка технического задания на внедрение информационных систем
На
сегодняшний день автоматизация является одним из самых распространенных
способов повышения эффективности бизнес-процессов компании. Автоматизация позволяет
кардинально снизить время выполнения операций, повысить скорость передачи
информации между исполнителями, а также уменьшить количество допускаемых
ошибок.
Основная
задача при внедрении информационных систем (ИС) - обеспечить наилучшее
соответствие применяемых систем бизнес-процессам компании. Business Studio
позволяет спланировать автоматизацию бизнес-процессов: сформировать реестр
функций информационных систем, указать функции информационных систем,
поддерживающие выполнение бизнес-процессов. Те функции, которые еще не
реализованы или отсутствуют в информационной системе, получают специальный
признак.
Вся
информация о необходимой автоматизации фиксируется в документе
"Техническое задание на создание
информационной системы". Оно квлючает в себя следующие разделы:
1.
Описание автоматизируемых бизнес-процессов организации,
используемые в них функции ИС
2.
Перечень необходимой функциональности ИС
3.
Перечень будущих рабочих мест пользователей ИС
4.
Перечень необходимых отчетов, которые должны формироваться в ИС
Техническое
задание, при необходимости, дополняется другими разделами, и передается
ИТ-службе.
Комментариев нет:
Отправить комментарий
Введите свои данные